Theo quan niệm của ông cha ta thì “đầu xuôi đuôi lọt” thì việc tổ chức lễ khai trương cửa hàng dù với quy mô nhỏ nhưng nó lại có vai trò rất quan trọng đối với đơn vị đó. Chính vì thế bạn cần lên một kịch bản tổ chức event khai trương showroom cửa hàng chi tiết nhất để buổi lễ được diễn ra tốt đẹp, hiệu quả và mang lại nhiều may mắn cho hoạt động kinh doanh sau này của mình. Sau đây Star Event xin chia sẻ quy trình tổ chức lễ khai trương cửa hàng showroom hiệu quả, tiết kiệm nhất.
Quy trình tổ chức lễ khai trương showroom cửa hàng
1. Hoạt động truyền thông trước khi tổ chức khai trương showroom cửa hàng
Đây chính là cách thức tổ chức khai trương cửa hàng quan trọng và vô cùng hiệu quả trong việc thu hút sự quan tâm chú ý, đảm bảo được sự có mặt đầy đủ từ phía khách hàng. Việc truyền thông bạn có thể áp dụng một số phương pháp như: mời người nổi tiếng tham dự sự kiện, hoặc phát tờ rơi, giấy báo, hoặc bạn cũng có thể chạy roadshow… Tuy nhiên với hình thức chạy roadshow là hình thức quảng bá khá hiệu quả, nhưng nó lại khá phức tạp trong quá trình xin giấy phép nên bạn cần phải cân nhắc thật kỹ lưỡng.
Dù áp dụng hoạt động tuyên truyền nào đi chăng nữa thì bạn cũng cần phải thực hiện trước một khoảng thời gian nhất định trước khi tổ chức lễ khai trương cửa hàng, showroom diễn ra. Hãy tự lên cho mình một bản kế hoạch thật chi tiết, hoàn hảo nhất để tránh những sai sót không đáng có có thể xảy ra.
2. Lựa chọn ngày tổ chức
Theo đúng phong tục của người Á Châu từ trước tới nay, có thờ có thiêng có kiêng có lành. Đặc biệt là trong làm ăn, thường họ rất tín ngưỡng luôn chọn ngày đẹp giờ tốt để tổ chức khai trương cửa hàng, showroom với mong muốn mang may mắn cho doanh nghiệp sau này.
Đây cũng là điều rất tốt, nhưng với kinh nghiệm trong lĩnh vực sự kiện nhiều năm, Star Event khuyên bạn nên khéo léo kết hợp hơn với những thời điểm “vàng” :là ngày nghỉ, ngày lễ, các ngày cuối tuần.. Bởi vì khi đó khách mời sẽ tới tham dự đầy đủ hơn, đồng thời vào những ngày này, người tiêu dùng sẽ mua sắm nhiều hơn, bạn có thể tận dụng cơ hội đó để quảng bá thương hiệu, đồng thời cũng có thể tạo ra doanh thu ngay từ những ngày đầu.
3. Lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương cửa hàng, showroom
Để lên bản kế hoạch cụ thể chi tiết nhất, bạn nên quan tâm tới chi phí đầu tư của doanh nghiệp, để có thể lên những hạng mục phù hợp và hợp lý nhất. Để quá trình thực thi được đơn giản, nhanh gọn hơn bạn nên lập một kịch bản cụ thể, chi tiết nhất để tránh những sai sót không đáng có có thể xảy ra, đem lại hiệu quả cao hơn trong quá trình tổ chức.
Các hạng mục cần phải có khi tổ chức lễ khai trương cửa hàng:
- Setup trang trí: cổng chào, băng rôn, banner, thiết bị âm thanh ánh sáng, dàn dựng sân khấu, đội ngũ nhân sự, thiết bị cần thiết…
- Lên một danh sách cụ thể để quản lý chi tiêu sao cho phù hợp nhất
- Phân công công việc cho từng người một để đảm bảo tiến độ và trách nhiệm công việc
4.Trang trí nơi diễn ra buổi lễ
Để đặc biệt gây ấn tượng với khách mời cũng như người tiêu dùng, bạn cần phải chuẩn bị một không gian trang nhã, sạch sẽ, bày trí hợp lý, ấn tượng nhất. Một số màu sắc và ý nghĩa để bạn chú ý trong quá trình trang trí: đỏ – màu may mắn, vàng- màu tài lộc, cam- màu của sự nhiệt huyết, màu xanh – màu hi vọng..
Khu vực xung quanh địa điểm tổ chức khai trương cửa hàng :
- Treo banner xung quanh địa điểm và dọc nối đi vào nơi tổ chức lễ khai trương cửa hàng
- Treo băng rôn chính ở cổng ra vào
- Dựng cổng chào, nhà bạt và trang trí để đón khách, lãng hoa chúc mừng..
Sân khấu nơi diễn ra sự kiện:
- Trang trí sân khấu bằng thảm đỏ, hoa tươi hai bên, backdrop
- Lắp đặt các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu…
- Vị trí ngồi của khách mời: nước uống, hoa tươi, tên đại biểu, ghế ngồi phải được sắp xếp ngay ngắn…
Các thiết kế, trang trí cửa hàng, showroom của bạn cần phải nổi bật, ấn tượng, độc đáo nhất để thu hút sự quan tâm của nhiều người. Chú ý khi trang trí không nên sử dụng nhiều tủ, kệ hoặc trưng bày nhiều đồ vật lên kệ, trưng bày với độ cao phù hợp nhất, các sản phẩm phải được sắp xếp hợp lý để khách hàng có cái nhìn bao quát cả showroom.
5. Tận dụng cơ hội để quảng bá thương hiệu và bán hàng ngay tại buổi khai trương
Trong ngày tổ chức lễ khai trương cửa hàng, bạn nên chuẩn bị sẵn sàng các sản phẩm để có thể phục vụ khách hàng một cách chu đáo nhất. Tuyệt đối không để tình trạng thiếu hàng hay sai sót xảy ra, tạo ấn tượng xấu cho người mua.
